MANOKWARI, SURYA ARFAK – Pemerintah Kabupaten Manokwari melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Tata Cara Pemusnahan Arsip pada 24-25 Juni 2026. Kegiatan tersebut bertujuan memberikan pemahaman yang benar mengenai tata cara pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku serta memastikan seluruh perangkat daerah mematuhi regulasi kearsipan.
Wakil Bupati Manokwari, H. Mugiyono, mengatakan arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan bukti autentik dari seluruh aktivitas organisasi, sumber informasi, serta memori kolektif bangsa yang harus dikelola secara profesional.
Menurutnya, dalam perspektif penyelenggaraan pemerintahan, arsip merupakan aset negara yang memiliki nilai strategis sehingga wajib dilindungi, ditata, dan dimanfaatkan secara optimal.
Dengan pengelolaan arsip yang baik, kata dia, pemerintah dapat memperkuat transparansi, meningkatkan efisiensi kerja, serta mendukung kualitas pelayanan publik kepada masyarakat.
Mugiyono mengakui pengelolaan arsip di lingkungan perangkat daerah masih menghadapi berbagai tantangan, antara lain keterbatasan ruang penyimpanan, belum meratanya tenaga kearsipan yang terlatih, serta menumpuknya arsip inaktif yang belum ditangani secara optimal.
“Apabila tidak ditangani dengan baik, kondisi tersebut akan menghambat penelusuran informasi dan menurunkan efisiensi kerja,” ujarnya.
Karena itu, bimtek tersebut diselenggarakan untuk memberikan pemahaman teknis kepada aparatur mengenai tata cara pemusnahan arsip yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Selain meningkatkan pemahaman, kegiatan tersebut juga diharapkan dapat memastikan seluruh perangkat daerah melaksanakan setiap tahapan pengelolaan arsip sesuai regulasi yang berlaku.
Mugiyono menegaskan bahwa pemusnahan arsip bukan berarti membuang dokumen secara sembarangan, melainkan proses yang harus dilakukan secara sistematis melalui tahapan penilaian, seleksi, dan penetapan arsip. Melalui proses tersebut, dapat ditentukan arsip yang memiliki nilai permanen untuk diselamatkan dan arsip yang masa retensinya telah berakhir sehingga dapat dimusnahkan sesuai prosedur.
“Seluruh tahapan ini harus didukung dengan dokumen yang lengkap dan dapat diuji kembali apabila diperlukan,” katanya.
Ia juga menekankan pentingnya keberadaan panitia pemusnahan arsip di setiap perangkat daerah. Panitia tersebut memiliki tugas menilai, memeriksa, dan memastikan seluruh prosedur pemusnahan dilaksanakan sesuai aturan yang berlaku. Panitia ini harus bekerja secara cermat, objektif, dan profesional agar setiap keputusan pemusnahan arsip memiliki dasar yang kuat serta dapat dipertanggungjawabkan.
Selain itu, penyusunan berita acara pemusnahan arsip juga menjadi bagian penting yang tidak boleh diabaikan karena berfungsi sebagai bukti sah atas tindakan yang telah dilakukan.
“Dengan adanya berita acara, maka seluruh proses pemusnahan arsip dapat dipertanggungjawabkan secara administrasi maupun hukum,” tegasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Manokwari, Wiwik Hariawan, mengatakan bimtek tersebut diikuti sekitar 150 peserta yang berasal dari seluruh perangkat daerah di Kabupaten Manokwari.
Menurut Wiwik, kegiatan tersebut bertujuan memberikan pemahaman teknis kepada para pengelola arsip mengenai tata cara pemusnahan arsip yang sesuai dengan kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan.
Selain itu, kegiatan tersebut juga bertujuan mencegah penumpukan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna karena masa retensinya telah berakhir, mengoptimalkan ruang penyimpanan dan fasilitas kantor, serta menjamin penyelamatan informasi penting dari pihak-pihak yang tidak berhak mengaksesnya.
Melalui kegiatan tersebut, Pemerintah Kabupaten Manokwari berharap kapasitas aparatur di bidang kearsipan semakin meningkat sehingga pengelolaan arsip di seluruh perangkat daerah dapat berjalan lebih tertib, profesional, dan akuntabel. (SA01)
